Help! Ik kan mijn producten niet classificeren, wat nu?

Producten classificeren is heel simpel. U wijst een product toe aan een klasse, waarna uw PIM systeem een invullijst met kenmerken presenteert, die voor de producten uit die klasse van belang zijn. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk uw product te beschrijven met kenmerken. Bij een grote hoeveelheid aanbieders is onderscheid een pure noodzaak. Op het kenmerk “overig” of [leeg] wordt niemand gevonden.

Request for change (RFC)

Ik hoor u de vraag al stellen, maar wat als ik wel “overig” moet invullen? Of wat als er belangrijke kenmerken missen die belangrijk zijn voor uw klassen?
Als deelnemer van Ketenstandaard kunt u dan een Request for change (RFC) aanvragen die wij voor u kunnen voorbereiden en indienen. Hiervoor hebben wel wat gegevens van u nodig.

Welke gegevens er nodig zijn, is erg afhankelijk van het soort aanvraag. Iets heel erg simpels kan vrij snel verwerkt worden en door ETIM International worden goedgekeurd. Een complexe aanvraag vergt meer overleg, moet voorzien worden van goede argumentatie en praktijkvoorbeelden en dient besproken te worden in een classificatiecommissie. Tot slot wordt de aanvraag beoordeeld door ETIM International en wordt er een discussietermijn van 60 dagen opengesteld voor de internationale ETIM-gemeenschap (24 landen). Soms moet de aanvraag worden aangepast voordat zij wordt goedgekeurd. Dat kan in uitzonderlijke gevallen oplopen tot enkele maanden. Of u het daarna meteen kunt gebruiken, is wel afhankelijk van de voorwaarde dat u de dynamische versie van ETIM gebruikt.

Vaak wil iedereen zijn of haar aanvraag zo snel mogelijk doorgevoerd hebben. Wanneer er te weinig informatie wordt aangeleverd bij de aanvraag kan dit tot extra vertraging leiden. Terwijl u waarschijnlijk de benodigde informatie klaar heeft liggen. Zonde van de tijd, toch?

Hoe kan ik een aanvraag indienen en welke informatie is hiervoor nodig?

1. In uw aanvraag graag de klasse vermelden die aangepast moet worden.
   Tip: Bij meerdere aanpassingen kunt u een CSV bestand downloaden van de klassedefinitie op de Classification Management Tool [https://prod.etim-international.com/]. Met dit bestand kunt u in EXCEL overzichtelijk alle aanpassingen aangegeven worden. Gebruik wel een andere kleur om de verschillen te benadrukken, bijvoorbeeld maak een regel rood als u het wilt verwijderen en groen als u het wilt toevoegen.

• Om CSV bestanden te downloaden heeft u wel een login nodig. Die kunt u bij ons aanvragen als u deelnemer bent van ETIM.
• Bij toevoegingen in een klasse van bijvoorbeeld features of values graag gebruik maken van bestaande features of values. Deze kunt u meteen noteren in uw aanvraag. Bestaat hij nog niet? Probeer de feature of value te beschrijven, inclusief een Engelse vertaling.

NB: De verschillende data types wordt aangeduid met een enkele letter: A (alfanumeric), L (logical) , N (numeric), of R (range). Bij alfanumerieke kenmerken is er de keuze tussen een vaste rij mogelijke waarden (=values) zoals bijvoorbeeld kleur = groen, geel, rood, enzovoort. Een  logisch kenmerk geeft alleen de keuze ja/nee (ook wel bekend als boolean) en numerieke kenmerken vragen naar een getalswaarde met een bepaalde eenheid (zoals lengte = ...mm). Ook deze zijn te vinden als gecodeerd item onder “Units”. Geef deze door! Zonder eenheden zijn de numerieke waardes niet duidelijk. Als laatste het kenmerk range wat een bereik tussen twee numerieke waarden aangeeft.

• Een nieuwe klasse is niet meteen nodig, wanneer in een klasse niet alle features van een product beschreven staan of niet de juiste product/ klasse omschrijving heeft. Aan bestaande klassen kunnen wij ook synoniemen toevoegen voor een betere vindbaarheid of features / values toevoegen om de kernmerken van het product beter te omschrijven.
• Wanneer wij samen uitkomen op het scenario om een nieuwe klasse aan te maken, is het handig om te kijken bij bestaande klassen die lijken op uw product. Bijvoorbeeld, touw, ketting of metaal kabel lijken op elkaar, met bepaalde features. Deze kunnen dan meegenomen worden in de nieuwe klasse.
  Tip: Waar zullen uw klanten op filteren bij een website? Omschrijf de meest relevante kenmerken van het product, niet de toepassingen. Bedenk ook hier dat elk toegevoegd kenmerk ook moet worden ingevuld.
• Een referentie kan meer dan 1000 woorden vertellen. Referentie-informatie aan de hand van productspecificaties, praktijkvoorbeelden in de vorm van webadressen of afbeeldingen zijn essentieel om het verzoek te ondersteunen. In verband met het Internationale karakter van ETIM graag Engelstalig. Het ontbreken van referentieproductinformatie is vaak een eerste reden om een aanvraag te weigeren.

Gebruik onderstaande checklist voor uw volgende aanvraag:

1. Klasse nummer vermelden.
2. Zoeken/ filteren uw klanten op deze features of values die u wil toevoegen?
3. Gebruik maken van bestaande features en value(codes).
4. Probeer nieuwe feature of value te beschrijven inclusief Engelse vertaling.
5. Bij een nieuwe klasse. Omschrijf de kernmerken van het product niet de toepassingen. Bedenk ook hier dat elk toegevoegd kenmerk ook moet worden ingevuld.
6. Referentie-informatie aan de hand van productspecificaties, praktijkvoorbeelden in de vorm van webadressen of afbeeldingen. Maak duidelijk wat u bedoelt!

De geleverde informatie wordt natuurlijk altijd bekeken en gecontroleerd voordat een aanvraag doorzetten.
Nieuwe aanvragen kunnen verzonden worden naar etim@ketenstandaard.nl

Door Ellen Nab – ETIM Adviseur