Van datachaos naar datakracht

Tijdens een gezamenlijke sessie met fabrikant, groothandel en datapool werd zichtbaar hoe groot het verschil is: hoogwaardige productdata creëert waarde en rendement, terwijl slechte data leidt tot inefficiëntie en onnodige kosten. Niet door een gebrek aan systemen, maar door het uitblijven van structurele keuzes in organisatie en verantwoordelijkheidsverdeling.

De sessie werd geleid door Mario Renes (Relatiemanager bij Ketenstandaard). Op het podium zaten Erwin de Vries (Data Productmanager bij Remeha), Rens Godschalk (Domain Manager IT Operations & Services bij Rensa Family) en Wim Willems (Algemeen Directeur van 2BA). Vanuit hun verschillende rollen lieten zij zien hoe productdata doorwerkt in dagelijkse processen — en waar het spaak loopt als keuzes ontbreken.

Productdata komt pas onder druk bij groei

Vrijwel elke organisatie werkt met productdata. Zolang volumes beperkt zijn, lijkt dat beheersbaar. Problemen ontstaan pas wanneer producten, kanalen en processen zich vermenigvuldigen. Dan blijken er meerdere versies te bestaan, ontstaan handmatige correcties en wordt herstelwerk onderdeel van het dagelijkse proces.

De sessie maakte duidelijk dat dit geen toeval is. Productdata groeit vaak mee zonder dat structuur, eigenaarschap en onderhoud expliciet worden georganiseerd. Daardoor wordt data wel vastgelegd, maar niet beheerst.

PIM is geen tool, maar een fundament

Vanuit de fabrikant werd zichtbaar dat productdata alleen beheersbaar blijft wanneer deze centraal wordt georganiseerd. Bij Remeha gebeurt dat in een PIM-systeem, los van individuele afdelingen en los van ERP. Niet om data te verzamelen, maar om productinformatie bewust op te bouwen, te verrijken en actueel te houden.

Belangrijk inzicht: een PIM lost niets op zolang het alleen technisch wordt ingezet. Pas wanneer organisaties vastleggen welke data verplicht is, wanneer informatie ‘goed genoeg’ is en wie daarover beslist, wordt PIM een stuurinstrument in plaats van een opslagplaats.

Zonder eigenaarschap blijft correctiewerk bestaan

Een terugkerend thema was verantwoordelijkheid. In veel organisaties is productdata van iedereen en daarmee van niemand. Afdelingen optimaliseren voor hun eigen proces, terwijl niemand eindverantwoordelijk is voor de samenhang.

Dat leidt ertoe dat afwijkingen pas zichtbaar worden verderop in het proces, waar herstellen duurder en complexer is. Organisaties die dit doorbreken, maken productdatamanagement een expliciete rol met mandaat, tijd en prioriteit.

Productdata werkt door in elk proces

Aan de kant van de groothandel werd zichtbaar hoe productdata zich vermenigvuldigt zodra deze door meerdere processen loopt. Wat in de bron een kleine onduidelijkheid lijkt, wordt in offertes, bestellingen, logistiek en digitale kanalen een structureel knelpunt met de bijbehorende kosten.

Het werd ook duidelijk dat productdata daarmee direct samenhangt met schaalbaarheid. Hoe meer uitzonderingen nodig zijn, hoe lastiger groei wordt zonder extra handmatige controles of extra mensen.

De datapool ondersteunt schaal, geen kwaliteit

Vanuit 2BA werd benadrukt dat een datapool geen oplossing is voor interne dataproblemen. Centrale ontsluiting werkt alleen wanneer productdata aan de bron al gestructureerd en beheerst is.

De kracht van de datapool zit in het afdwingen van consistentie zodra data breder wordt gedeeld. Door gezamenlijke afspraken over structuur en beschikbaarheid wordt voorkomen dat elke partij eigen varianten blijft maken iets wat bij groei onhoudbaar wordt.

Standaarden verbinden data en proces

Tijdens de levendige discussie werd ook duidelijk dat standaarden nodig zijn om productdata ook buiten de eigen organisatie werkbaar te maken. ETIM zorgt voor eenduidige productclassificatie; DICO laat zien hoe productdata pas echt rendeert wanneer deze ook via gestandaardiseerde berichten door processen loopt.

De les is dat losse oplossingen zelden effect hebben. Pas wanneer productdata, standaarden en procesafspraken samenkomen, neemt herstelwerk structureel af.

Vooruitgang begint vóór techniek

De sessie op VSK+E maakte duidelijk dat productdata geen technisch detail is dat je later oplost. Het vraagt om keuzes vooraf: investeren in PIM, expliciet eigenaarschap organiseren en afspraken maken die ook bij groei blijven werken.

Van datachaos naar datakracht begint niet bij tools, maar bij organisatie!