Van Buuren Groep over digitalisering met DICO: ‘Je weet gewoon dat het goed zit’ 

Als technische groothandel met een geschiedenis die teruggaat tot 1920, weet Van Buuren Groep als geen ander dat stilstaan geen optie is. Vanuit het hoofdkantoor in Rijssen en dertien vestigingen in het oosten en midden van Nederland bedient het bedrijf dagelijks honderden bouw- en installatieprofessionals. IT-teamleider Ramon Baan – al twintig jaar verbonden aan het bedrijf – ziet hoe digitalisering steeds nadrukkelijker verweven raakt in de dienstverlening. En daarin speelt de DICO-standaard een centrale rol. 

“We waren er vroeg bij – al zo’n 10 tot 15 jaar geleden begonnen we met elektronische gegevensuitwisseling. En nog steeds merken we dagelijks het voordeel ervan.” 

Digitale pionier in de bouw 

De eerste stappen met DICO zette Van Buuren in samenwerking met Bouwbedrijf Salbam uit Vilsteren en Bouwbedrijf Bart Smit uit Giethoorn. In die tijd werd de standaard nog verder ontwikkeld. “Onze ERP-consultant van MSG Software was toen al betrokken. Er werd letterlijk getest en doorontwikkeld op basis van onze praktijk,” vertelt Ramon. “Tijdens één van de vele congressen in die tijd stond Van Buuren met Bouwbedrijf Salbam op het podium om te vertellen over hun digitale samenwerking.” 

Dat Van Buuren er zo vroeg bij was, heeft voordelen: “De kennis en infrastructuur zijn er. DICO was bij ons geen experiment meer, maar vaste praktijk.” 

Van PDF tot perfect gestructureerd 

De dagelijkse realiteit is veelzijdig. Bestellingen komen binnen via e-mail, telefoon, baliebezoek of de webshop. Voor grote klanten maakt Van Buuren daarbij het verschil door flexibel te schakelen tussen persoonlijk contact en gestructureerde digitale uitwisseling. 

“We merken dat veel bedrijven nog handmatig bestellen,” zegt Ramon. “Dat is begrijpelijk – niet iedereen investeert in een softwarepakket. Maar het kost wel tijd. En die tijd wordt schaarser.” 

Binnen Van Buuren krijgt de verdere digitalisering van de diverse processen steeds meer prioriteit. “Daar is nu echt een versnelling ontstaan.” 

De kracht van DICO 

Van Buuren gebruikt DICO inmiddels voor het volledige order-to-pay proces: van artikel- en prijsinformatie tot bestelling, orderbevestiging, pakbon en factuur. “En dat werkt. Als wij een DICO-bestelling binnenkrijgen, kunnen we die direct importeren in ons ERP-systeem van MSG Software. En andersom geldt hetzelfde: de klant kan onze factuur één-op-één verwerken.” 

Voor klanten die nog met PDF-bestellingen werken, worden bestellingen handmatig overgenomen. “Dat kost een collega de nodige tijd, terwijl een digitale bestelling in een mum van tijd is verwerkt – met veel minder kans op fouten.” 

Van binnenuit gedragen 

Digitalisering is niet alleen een IT-project – het leeft inmiddels door de hele organisatie. Ramon: “Onze verkoopbinnendienst en buitendienstadviseurs vragen nu actief aan klanten of zij digitaal kunnen bestellen of facturen in XML-formaat kunnen ontvangen. En als dat zo is, kijken wij direct of we dat via DICO kunnen inrichten.” 

Samen met de commerciële afdeling ontwikkelde Van Buuren een lijst met circa 50 klanten waarbij digitale samenwerking waarschijnlijk het meeste rendement oplevert. Die lijst wordt nu actief gebruikt tijdens klantgesprekken, onder andere met klanten als Loohuis Installatiegroep uit Fleringen.  

Goede data is cruciaal 

De basis voor betrouwbare digitale communicatie ligt in goede artikel- en productdata. Van Buuren werkt daarvoor samen met inkooporganisatie Zevij-Necomij, die gebruikmaakt van een PIM-systeem en artikelverrijking via EZ-base. Daarnaast zijn er intern twee assortimentsbeheerders aangesteld die zorgen voor correcte classificatie, eenheid en verrijking van het assortiment. 

“We hebben ruim 45.000 artikelen. Als je niet zeker weet of een bestelling van ‘een paar schoenen’ één of twee schoenen betekent, gaat het fout. Dat soort discussies voorkom je alleen met heldere data.” 

Ook het classificeren van producten volgens de ETIM-standaard wordt daarbij steeds belangrijker. “Zeker voor de productgroepen die we via 2BA ontsluiten, helpt ETIM ons om technische kenmerken eenduidig en gestructureerd te beschrijven. Dat zorgt voor betere vindbaarheid én minder vragen in het bestelproces.” 

Samenwerking met MSG Software 

De samenwerking met MSG Software helpt Van Buuren om nieuwe releases snel te adopteren. “MSG is vaak al voorbereid op de nieuwste DICO-versies. Zo zagen we in een releasebulletin dat de volgende versie al ondersteund werd. Dan hoeven wij alleen nog maar de optie aan te zetten – ideaal.” 

Ook richting 2BA wordt er wekelijks actuele artikel-informatie verstuurd. De conditie-bestanden worden vervolgens naar de klanten verstuurd, zodat zij elke week up-to-date zijn in hun eigen softwarepakketten. 

Geen keiharde doelen, wel concrete stappen 

Van Buuren werkt zonder opgelegde deadlines, maar met een duidelijke focus. “We kijken waar de meeste winst zit. Denk aan klanten die dagelijks veel ventilatieroosters bestellen, zoals Duco-producten. Die orders zijn vaak maatwerk, zonder unieke artikelcode. Dat kun je (nog) niet standaardiseren, maar dat geldt niet voor andere productgroepen.” 

Er wordt nu actief intern gekeken waar digitalisering een verschil kan maken. “Onlangs zat ik naast een collega van de verkoopbinnendienst om mee te kijken hoe hij bestellingen verwerkt. Dan zie je direct het verschil tussen een PDF en een gestructureerd DICO-bestand.” 

Van kennis naar actie 

Van Buuren investeert bewust in bewustwording, kennisdeling en het aanzetten van klanten. De IT-afdeling biedt ondersteuning als een klant interesse heeft, en denkt actief mee over de inrichting. “We merken dat bij bedrijven waar we dagelijks contact mee hebben, zo’n gesprek al snel tot actie leidt. Ze bleken de functionaliteit al te hebben – het moest alleen nog aangezet worden.” 

Tips voor andere bedrijven 

Wat is volgens Ramon de belangrijkste tip voor andere bedrijven die met DICO aan de slag willen? “Zorg dat je artikel- en productdata op orde is. Dat klinkt simpel, maar daar valt of staat alles mee. En kies een softwarepartner die DICO goed ondersteunt – zoals MSG Software bij ons.” 

Tot slot benadrukt hij: “Begin gewoon. Het zal wellicht niet direct goed gaan. Maar elke digitale order die je niet handmatig hoeft over te typen, is winst. Voor jou én voor je klant.”