De contrabon? Dat kan anders met DICO!

Veel bedrijven uit de bouw en technieksector hebben verschillende vormen van informatie-uitwisseling in hun transactie gerelateerde bedrijfsprocessen verwerkt om de controle op het bestelproces te verbeteren. In het verleden waren dat vaak “op papier” processen met als enige doel het nabellen te beperken. 

Investeren of stilstaan

Gelukkig zijn er steeds meer bedrijven die gestart zijn met het digitalisering van hun processen om een efficiëntieslag te realiseren en daarmee geld en/of tijd te besparen. Vaak met succes, maar ook geregeld omringd door een hoop frustraties, omdat het proces toch te ingewikkeld is, men probeert om oude processen in stand te houden of omdat er nog gewerkt wordt met verouderde systemen. Vaak wordt er dan omwille van het kostenaspect gekozen om de nieuwe processen dan maar niet of deels te implementeren en dus niet de beoogde besparing of tijdswinst te realiseren.

De contrabon

Een voorbeeld van een proces dat door veel bedrijven in stand wordt gehouden omdat er slechts deels geautomatiseerd wordt,  is het gebruik van contrabonnen, ook wel uitvoerders- of tegenbon genoemd.

Het is reeds lange tijd de gewoonte dat aannemers van hun leveranciers eisen dat zij bij hun factuur een door de uitvoerder getekende bon voegen. In de praktijk is dit vaak een papieren document dat dient als bevestiging van de ontvangst van producten of diensten.

Voor de leverancier is dit een erg arbeidsintensief proces, omdat hij zowel zorg moet dragen voor de ontvangst van een getekende bon, voor de correcte archivering ervan en vervolgens moet deze nog toegevoegd worden aan de juiste factuur anders krijgt hij niet betaald. Leveranciers hebben dit nooit als probleem gemeld, omdat de klant altijd koning is.

Verouderde werkwijze

Nu het gebruik van de uitwisseling van elektronische facturen tussen leveranciers en bouwers sterk groeit,  levert deze verouderde werkwijze steeds vaker problemen op. Een gescande contrabon bij een elektronische factuur voegen gaat nog wel, maar als deze ook automatisch moet worden verwerkt, vraagt dit onacceptabel hoge investeringen van de leverancier in menskracht of software. Dit terwijl in de praktijk blijkt dat niemand nog precies weet waarvoor deze gegevens nodig zijn en waarom deze met een factuur meegestuurd moeten worden. “We hebben dit altijd zo gedaan.”

Automatiseren in plaats van digitaliseren

De contrabon lijkt nog te bestaan omdat er gedigitaliseerd, in plaats van geautomatiseerd is: een papieren proces omzetten naar een digitale variant hoeft niet per sé een efficiëntieslag op te leveren. Het kritisch kijken naar de interne gegevensstromen en achterhalen wáárom die gegevens uitgewisseld worden,  is de sleutel naar een efficiënter proces wat te automatiseren is.

De DICO Standaard
De DICO standaard biedt een oplossing om het hele transactieproces te automatiseren en zo efficiënter samen te werken binnen de hele bouwketen:  Van offerte naar order, tot orderbevestiging en facturatie mét elektronische pakbon.

De elektronische DICO pakbon (ook wel leverbon, vrachtbon of verzendbericht genoemd) wordt door de uitvoerders na ontvangst digitaal goedgekeurd en meteen geregistreerd in hun eigen systeem. Bij het versturen van een factuur hoeft dus geen uitvoerdersbon mee. De administratieve afdeling kan immers zien dat de bestelling en levering door de uitvoerder geaccordeerd zijn en dat de factuur betaald mag worden. 

Goed voorbeeld doet volgen

In de infrasector zijn er al enkele grote bedrijven die met de elektronische pakbon werken, in de B&U wordt de factuur steeksproefsgewijs gecheckt en wordt ook al met de elektronische pakbon gewerkt.

Veel bouwbedrijven zijn inmiddels ook wel overtuigd dat deze oude manier van werken niet meer past bij de huidige geautomatiseerde maatschappij en zijn klaar om ook deze gegevens elektronisch met elkaar uit te wisselen. U ook?