Transactieberichten
Offertes
De offerteaanvraag kan met het offertebericht op gestructureerde wijze worden aangeboden aan de leverancier. Bij producten die geen vaste prijs kennen, kan de offerteaanvraag worden gebruikt. Het offertebericht wordt dan weer gebruikt voor producten die geen vaste prijs kennen. De offerte kan worden bevestigd, waarmee de opdracht vast ligt.
Offertebericht
De offerteaanvraag kan met het offertebericht op gestructureerde wijze worden aangeboden aan de leverancier. Bij producten die geen vaste prijs kennen, kan de offerteaanvraag worden gebruikt. Het offertebericht wordt dan weer gebruikt voor producten die geen vaste prijs kennen. De offerte kan worden bevestigd, waarmee de opdracht vast ligt.
Orders
Voor uw bedrijf is het aanmaken van een order belangrijk voor het vastleggen van en de mogelijkheid om automatische controles te laten doen met een orderbevestiging, pakbon of factuur. Het verzenden in het formaat van de DICO Standaard biedt de leverancier de mogelijkheid om de order automatisch te verwerken.
Orderbevestiging
De leverancier kan automatisch een orderbevestiging aanmaken en elektronisch verzenden, als de order akkoord is. De orderbevestiging wordt automatisch gematched met de order. Eventueel kan de leverancier aanvullingen en aanpassingen op de order doen en emballage en transportkosten toevoegen. Met de leverancier kan worden afgesproken dat hij altijd een digitale orderbevestiging stuurt ongeacht de wijze waarop de order geplaatst wordt: telefonisch, per fax, bij afhalen of via de web shop. Indien u geen order heeft vastgelegd kan deze makkelijk worden aangemaakt op basis van de orderbevestiging.
Leverbonnen
De leverbon (of pakbon) bevestigt de aantallen die zijn geleverd en kan worden vergeleken met de order. Eventuele correcties, die bij de goederenontvangst zijn geconstateerd, worden handmatig doorgevoerd. Wanneer de chauffeur beschikt over een handcomputer kan de digitale pakbon worden verzonden na accordering. De digitale pakbon kan ook worden gebruikt bij het afhalen van materialen. Op basis van de leverbon kan makkelijk een order worden gemaakt voor de automatische factuurcontrole.
Facturen
Met het factuurbericht (of E-factuur) wordt de factuur als XML-bestand ingelezen en automatisch gecontroleerd met de afgesproken prijzen en geleverde hoeveelheden. Het aantal fouten zal nihil zijn. Hoewel alle benodigde informatie in de boekhouding aanwezig is, bestaat bij medewerkers vaak de behoefte om een “echte” factuur te zien. Dit kan door naast de XML-factuur, een pdf-factuur mee te sturen. Er zijn regels vastgelegd over hoe beide documenten naar elkaar verwijzen, zodat er geen fouten ontstaan.