Klanttevredenheid, tijdwinst én extra omzet  

Werken met de ETIM Standaard vraagt om een tijdsinvestering, maar het levert ook veel voordeel op. In dit verhaal vertellen Koen de Graaf, Sales en Marketing Directeur bij Bailey Lights en Rob Pouwels, Data Consulent bij Proplanet waarom ze blij zijn met de ETIM Standaard. Ze geven ook tips om te starten met deze standaard die uiteindelijk zorgt voor meer klanttevredenheid, tijdwinst en omzet. 

Klanten goed voorlichten 

Familiebedrijf Bailey Lights is ruim veertig jaar actief met import en verkoop van lampen en gerelateerde artikelen in de Benelux, Frankrijk en Duitsland. Koen de Graaf: “We leveren een breed assortiment lampen en verlichting, voornamelijk aan de elektrotechnische groothandel. Groothandels werken graag met ons vanwege dat brede assortiment. Ze hoeven zo slechts eenmalig de gegevens van een beperkt aantal leveranciers te verwerken in hun bedrijfssysteem. We verkopen één lamp of duizend tegelijk, net wat een klant nodig heeft. Omdat mensen lang bij ons blijven werken, hebben we veel kennis in huis. Via ons PIM systeem zetten we die kennis om naar goede voorlichting richting onze klanten; bouwbedrijven, maar ook de klusjesman en installateur, net wie ons product afneemt bij de groothandel.”  

Makkelijker informatie aanleveren 

Proplanet helpt organisaties om een consistent geheel te maken van hun data en maakt daarbij al twintig jaar gebruik van de ETIM Standaard. Rob Pouwels: “Fabrikanten moeten steeds meer informatie aanleveren bij groothandels. Wij begeleiden klanten bij het inrichten van hun PIM systeem. We trainen klanten hoe ze met het systeem kunnen werken en welke informatie ze eruit kunnen halen. Klanten hebben zelf inspraak bij de ontwikkeling van Etimix, ons PIM pakket. Die naam is bewust gekozen omdat we ons focussen op sectoren die ETIM ondersteunt. Proplanet heeft een goede naam in de ETIM wereld. En ook vanwege alle regelgeving die eraan komt, krijgen we meer klanten zoals Bailey Lights. Dit soort bedrijven moet steeds meer artikel- en productinformatie aanleveren aan de groothandel, dan biedt ETIM een goede oplossing.”  

Een streepje voor dankzij datakwaliteit 

Met de komst van LED-verlichting kreeg Bailey Lights te maken met een enorme toename in de diversiteit van artikelen én met een toename in de hoeveelheid productkenmerken. In het begin verzamelden groothandels al die informatie, een tijdrovende klus. Om tijd te besparen, vroegen groothandels aan leveranciers als Bailey Lights om informatie over producten aan te leveren op basis van de ETIM Standaard. De Graaf: “Wij leveren aan wereldwijde groothandels als Sonepar en Rexel. Op hun verzoek zijn we met ETIM gaan werken. In het begin betekende dat een flinke investering. We leveren zo’n 40.000 artikelen, en alle kenmerken daarvan moesten we omzetten in gestandaardiseerde data. Ook moeten we die data actueel houden. Wij geloven er sterk in dat datakwaliteit belangrijk is voor ons bedrijf. Een leverancier die de data goed op orde heeft, heeft een streepje voor bij de groothandel.” 

Makkelijk documentatie opslaan 

Via een klant kwam Proplanet in het vizier. De ruimte voor beeldmateriaal in het PIM systeem van Proplanet sprak aan. Bailey Lights stelt vanwege het decoratieve aspect van verlichting graag uitgebreid beeldmateriaal ter beschikking aan klanten. Pouwels: “Wij hebben bewust een systeem ontwikkeld waarin je makkelijk foto’s en documentatie kunt opslaan. Handleidingen en foto’s kan je enevoudig uploaden en meesturen via Etimix. Gebruikers van ons PIM pakket kunnen geautomatiseerd updaten naar de actuele ETIM-classificatie en zo productdata efficiënt aanleveren aan alle afnemers in Europa.”  

De winst van datakwaliteit 

“Klantevredenheid, dat is onze belangrijkste drijfveer om te investeren in datakwaliteit. Klanten verzoeken ons informatie op basis van de ETIM Standaard aan te leveren,” zegt De Graaf. “En tijdwinst is ook een groot voordeel. Zonder Etimix kost het veel ongelooflijk veel tijd de productkenmerken van al onze 40.000 producten goed bij de klant te krijgen. Doordat we onze data nu zo goed op orde hebben, willen de grootste partijen in de branche graag met ons samenwerken. Het is zelfs zo dat klanten ons vragen nieuwe producten te gaan leveren omdat andere leveranciers hun data minder goed aanleveren. Extra omzet is dus ook een voordeel van het werken met ETIM. We blijven investeren in de ontwikkeling van het systeem. Zodra onze klanten bijvoorbeeld aangeven welke duurzame informatie ze willen hebben, dan gaan wij die informatie aanleveren. Ook is het fijn dat met uitwisselingsformaten als DICO en in de toekomst met ETIM xChange, alle productkenmerken, afbeeldingen en certificaten meteen internationaal uitgewisseld kunnen worden.”  

Tips & trics 

“Als je besluit om met een PIM systeem te gaan werken en data aan te leveren op basis van de ETIM Standaard, dan moet je het wel volledig doen,” zegt De Graaf. “En je moet veel met alle betrokkenen communiceren. Het fijne van werken met Etimix van Proplanet is de flexibiliteit in het systeem. Wij kunnen zelf kolommen verschuiven als we dat handiger vinden werken, daar hoeven we Proplanet niet voor te bellen. Een andere tip is iemand in je organisatie aan te stellen die zich fulltime kan inzetten voor het op orde krijgen van alle data. Vroeger hadden wij vijf mensen die offertes zaten te maken, nu zijn zij allemaal bezig met het vullen van het datasysteem.”  

Samen aan de slag 

Pouwels: “Het goed uitwisselen van data is een rit die je van begin af aan samen maakt. Zodat je precies van elkaar weet waar iedereen mee bezig is. Op de eerste dag zijn we met collega’s van Bailey Lights om de tafel gaan zitten en hebben we acties en prioriteiten vastgesteld. Zo konden we snel en gestructureerd te werken. Het vullen van het datasysteem doet Bailey Lights zelf, wij worden ingeschakeld als er vragen ontstaan. Uiteindelijk heeft gebruik van de DICO Standaard geholpen om met het ERP systeem van Bailey Lights te kunnen communiceren. Dankzij DICO spraken we uiteindelijk precies dezelfde taal.” ETIM xChange is inmiddels ook opgenomen in de DICO Standaard om de Nederlandse land-specifieke velden te kunnen uitwisselen.