Havé-Digitap boekt winst met eenvoudige implementatie van ETIM

Havé-Digitap is leverancier én kennispartner op het gebied van test- en meetapparatuur. Om goed te kunnen inspelen op de behoefte van klanten aan snelle beschikbaarheid van betrouwbare productdata, gebruikt Havé-Digitap sinds 2016 de ETIM Standaard. Jan van Oeffelen, als Technisch Commercieel Coördinator nauw betrokken bij alle zaken rondom ETIM, heeft ervaren hoe hij zo eenvoudig mogelijk voordeel kan halen uit ETIM classificatie van producten. “We zijn voor veel groothandels nu een vaste leverancier geworden. Onze directeuren lopen vrolijk rond, dus ik neem aan dat het goed gaat met de resultaten.”   

Snel betrouwbare productdata

De aanleiding voor Havé-Digitap om te gaan werken met de ETIM Standaard was de vraag van klanten om snel een grote hoeveelheid betrouwbare productdata te kunnen aanleveren. De ETIM Standaard biedt immers consistentie en eenduidigheid door de keten, zodat fouten worden voorkomen en ketenpartners efficiënt en geautomatiseerd kunnen samenwerken. Met ruim 3.000 producten, geleverd aan ongeveer twintig groothandels, verwerkt Havé-Digitap een grote hoeveelheid data. Voorheen had Havé-Digitap een ICT-er in dienst die de bedrijfssoftware zo programmeerde dat de productdata telkens in een bijlage verstuurd konden worden naar klanten. Met de groeiende vraag naar data, besloot Havé-Digitap zich te oriënteren op een efficiëntere oplossing.

Datakwaliteit

Van Oeffelen: “Dankzij het online ERP- en PIM-systeem dat we tegenwoordig gebruiken, hoeven we niet meer zelf te programmeren bij wijzigingen in de productdata. Alle wijzigingen – in productdata of aanpassingen in ETIM classificaties – worden automatisch doorgevoerd en komen in één keer goed te staan bij, zowel bij de datapool 2BA als op onze eigen website.” Overigens betekent dit niet dat Van Oeffelen achterover kan leunen. Hij is nog steeds druk met het bewaken van de datakwaliteit. Gelukkig kreeg hij vorig jaar een collega erbij die zich volledig richt op dataverwerking zodat hij zelf meer tijd heeft voor persoonlijk contact met klanten.

Enthousiast over ETIM

Havé-Digitap gebruikt het PIM-systeem van Compano. Carlo de Nijs, Commercieel Manager van Compano: “Wij werken sinds 2001 met cloudbased software. In deze periode hebben we een groot netwerk opgebouwd om allerlei softwarepakketten snel aan elkaar te kunnen verbinden. Een online PIM-systeem, met daarin het meest actuele ETIM datamodel en een ingebouwde koppeling naar datapool 2BA, kunnen wij binnen enkele dagen operationeel aanbieden. We helpen organisaties bij het uploaden van de eerste datasets en na een korte training weten medewerkers hoe ze ermee moeten werken. En als mensen vragen hebben, dan zijn we makkelijk te bereiken. Soms klinkt het werken met de ETIM Standaard hoogdrempelig. Dankzij een Excel import- en export functionaliteit kunnen klanten echter snel van start en hoeft er weinig te worden aangepast aan interne processen van bedrijven. Uiteindelijk zijn die allemaal enthousiast over het werken met deze standaard. Het prettige van ETIM is dat er vanuit de branche zelf is nagedacht over de terminologie zodat iedereen dezelfde taal spreekt.”

Altijd actuele data

In het begin was het voor Havé-Digitap een uitdaging om alle specificaties die het bedrijf hanteert ook in de ETIM Standaard verwerkt te krijgen. Van Oeffelen: “Wij leveren bijvoorbeeld Multimeters. Daarbij is de true-RMS een belangrijk kenmerk, maar die konden we niet aangeven in de ETIM classificatie. Het kost wat inspanning om ervoor te zorgen dat zo’n kenmerk wordt opgenomen. En het frustreert me weleens dat je eigenlijk nooit klaar bent. Vooral niet als je, zoals Havé-Digitap, innovatieve producten levert waarvan kenmerken regelmatig wijzigen. Omdat wij ETIM Dynamisch gebruiken, worden dit soort wijzigingen wekelijks doorgevoerd. Het voordeel is wel dat de wijzigingen automatisch overal goed komen te staan. Zo beschikt iedereen snel over de meest actuele data.”

Winst

Van Oeffelen is uiteindelijk erg enthousiast over deze nieuwe manier van werken. De beschikbare ETIM klassen en kenmerken in de laagdrempelige PIM omgeving, scheppen snel duidelijkheid en structuur in contacten met klanten. Van Oeffelen pleit er nu zelfs voor dat fabrikanten wereldwijd de ETIM Standaard gaan gebruiken.  “Wij importeren ook producten uit landen als Japan. Daar maken fabrikanten geen gebruik van de ETIM Standaard en dan moeten we alle productdata handmatig verwerken in onze systemen. Dan sluipt er eerder een foutje in. Als alle fabrikanten data volgens de ETIM classificaties aanleveren, kunnen veel onnodige fouten en telefoontjes naar de helpdesk worden voorkomen. Dat bespaart iedereen een hoop werk. Een ander voordeel is dat de vindbaarheid van onze producten verbeterd is dankzij de ETIM classificaties, tegenwoordig krijgen we ook meer orders via onze website. En we hebben nu zelfs klanten die hun voorraaddata via 2BA gekoppeld hebben aan onze voorraaddata. Voor veel meer groothandels zijn we een belangrijke leverancier geworden. Dat is ook een winst die we met alle investeringen in het digitaal gedreven werken hebben geboekt.”