‘Een papieren factuur? Zo doen we dat bij Bouwbedrijf Ruiter niet meer!’

‘Mijn broer vroeg mij om samen zijn bouwbedrijf te runnen’

‘Achttien jaar geleden is bouwbedrijf Ruiter opgericht. Ik was uitvoerder bij een ander bouwbedrijf en mijn broer had op dat moment een bedrijf in Nijverdal. In Haarle zat ook een bedrijf met twee werknemers, maar die waren continu voor mijn broer aan het werk. Op een gegeven moment zei mijn broer: ‘als wij nou eens samen beginnen met dat bedrijf uit te bouwen’. Dat vond ik een goed idee en zo is Bouwbedrijf Ruiter BV ontstaan. We hebben het bedrijf zes jaar samen gehad en toen ben ik, na het behalen van de nodige diploma’s zonder mijn broer verder gegaan.’

‘En toen was het in de crisis opeens kantje boord voor het bedrijf’

‘Een paar jaar later deed de economische crisis in 2008 zijn intrede. Het had niet veel gescheeld of ons bedrijf was over de kop gegaan. Met pijn in mijn hart heb ik in deze periode veel van mijn jongens moeten ontslaan. Maar het bedrijf heeft het overleefd en op dit moment gaan we gelukkig weer als een speer. We zitten nu weer op het hetzelfde peil als 2007.’

‘We zijn gaan digitaliseren in economisch zwaar weer’

‘Tijdens de economische crisis, in 2012, zijn we de SALES gaan gebruiken. Mijn vrouw José hamerde er destijds flink op dat we onze bedrijfsprocessen moesten digitaliseren. We hebben toen de knoop doorgehakt en we zijn ermee begonnen. Zodoende zijn we met de SALES Standaard gaan werken. Op een gegeven moment moet je het niet verder vooruitschuiven en gewoon beginnen. Of we eerder hadden willen digitaliseren? Nee, want voor bouwbedrijf van ons bescheiden formaat kunnen wij niet vooruit lopen. Wij moeten met de muziek meelopen en sinds 2012 loopt Bouwbedrijf Ruiter daarom ook mee in de polonaise van de gedigitaliseerde bouwbedrijven.’

‘Papieren facturen sturen we tegenwoordig terug met de mededeling: ‘zo doen we dat hier niet meer!’

‘We zijn gelijk opgetrokken met onze leverancier Van Buuren als het gaat om SALES. Van Buuren is één van onze leveranciers die zijn tijd ver vooruit is als het gaat om digitaliseren. Deze leverancier heeft het super voor elkaar en daarom zie ik van Buuren als voorbeeld van hoe het ook kan. Want veel leveranciers en onderaannemers hebben de boel namelijk niet goed op orde en daar hebben wij het ongemak van. Zij leveren de bestanden bijvoorbeeld in een pdf aan. Tegen deze leveranciers en onderaannemers wil ik bij deze zeggen: pak het ook op, loop met de muziek mee en zorg dat je straks niet achter de fanfare aanholt. Wij zijn inmiddels zover in het digitaliseringsproces dat als we een factuur op papier krijgen wij deze regelrecht terugsturen met de mededeling: ‘zo doen we dat niet meer!’

‘Om kennis te maken met de SALES gingen we naar een voorlichtingsbijeenkomst van Ketenstandaard’

‘Toen we met SALES begonnen te werken, zijn we naar voorlichtingsbijeenkomsten van Ketenstandaard geweest. Daar werd ons uitgelegd hoe we met SALES kunnen werken. We zijn erg tevreden over de support van Ketenstandaard. Zo is Luuk van Ketenstandaard onlangs hier over de vloer geweest om een probleem voor ons op te lossen. We hadden hem gemaild en daarop kwam hij langs. Het probleem bleek niet bij ons te liggen, maar bij de leverancier. De desbetreffende leverancier had namelijk de ordernummers niet op de goede plek staan en dan wordt zo’n artikelbestand bij ons dus niet goed ingelezen. Luuk heeft dat probleem ter plekke opgelost.’

‘Ik weet nog dat we voor SALES alle facturen zelf moesten inboeken’

‘Voordat we de SALES omarmden, moesten we de facturen inboeken op nummer. Dat is heel veel werk. Sinds we met de standaard werken, gaat dat met een XML-bestand en dan heb je alles er gelijk in staan. Dat scheelt gigantisch veel werk. Daarnaast is het zo dat als je met de bestellingen de orderbevestiging hebt goedgekeurd dat de factuur dan ook gelijk goed is. Vroeger mankeerde er aan tien procent van de facturen iets omdat je het van alle partijen bestanden steeds op een andere manier kreeg toegestuurd. Als iedereen met SALES werkt, is dat probleem opgelost, want dan wordt het via een XML-bestand verstuurd.’

‘Onze softwareleverancier Admicom biedt ons het totaalpakket’

‘Het werken met de SALES heeft veel voordelen. Als de werknummers en de ordernummers maar op de juiste plek staan dan kun je alles zo inlezen in het XML-bestand. Met bestellingen is dat erg handig. Want als de orderbevestiging goed is, dan is de factuur dat ook. Wij werken met softwareleverancier Admicom en daar zijn we erg blij mee. Want deze softwareleverancier heeft een programma waarin alles is opgenomen: boekhouding, calculatie en werkadministratie.’