Digi(S)tale berichten: van papieren naar digitale transacties

Met de pilot ‘Digi(S)tale berichten’ laat de staalsector zien wat digitaal berichten uitwisselen te bieden heeft. Inkoop, offerteaanvragen, bestellingen en leveringen worden sneller afgehandeld en er wordt niets meer verkeerd overgetypt.

Het staat nog op zijn netvlies, zegt Rob Greve, branchemanager bij de Staalfederatie, het platform voor handelaren in staal en metaal. “Een jaar of vijf geleden zat ik in een zaal en liet één van de sprekers een drone opstijgen. Daaronder hing zijn bedrijfsnaam als reclame. Het vloog, tilde iets op. Het mag niet meer – met een drone over de hoofden van mensen vliegen – maar ik zou zoiets graag in een zaal vol staalliefhebbers – of bouwliefhebbers in het algemeen – laten zien. Een drone met een stalen balk eronder. Van papier maché natuurlijk. Om aandacht te vestigen op de veranderingen verwijs ik naar Ali Baba, Amazon of Bol.com, die misschien wel de verkoop gaan overnemen. ‘Oh, maar een stalen balk kan nooit door de lucht worden getransporteerd’, hoor ik dan. Maar daar gaat het niet om. Straks staat er een partij op de stoep die zegt: ‘wij verkopen het wel, u hoeft alleen nog maar te transporteren’. De handel raakt daarmee zijn grip op de supply chain kwijt.” Kortom: digitalisering is noodzakelijk om mee te kunnen in de competitie en de ontwikkelingen als circulariteit en de Wet kwaliteitsborging, houdt Greve de staalsector voor. Handgeschreven bonnen en de fax? Niet meer van deze tijd. En dát de staalsector prima meekan met de tijd, bewijst de pilot Digi(S)tale berichten. Dit is een initiatief van Bouwen met Staal, de Staalfederatie (SFN) en Samenwerkende Nederlandse Staalbouw (SNS), in samenwerking met software leveranciers en Ketenstandaard Bouw en Techniek.

Standaardzaken automatiseren

Insteek van die pilot was een aantal jaar terug: kunnen de partijen in de keten het voor elkaar krijgen om veel voorkomende handmatige handelingen en transacties door systemen te laten doen? Misschien niet allemaal – voor uitzonderingen zijn mensen nodig – maar op zijn minst de standaardzaken. Een bijkomende doelstelling was het terugdringen van faalkosten. Inkoop, offerteaanvragen, bestellingen, leveringen – allemaal processen die veelvuldig voorkomen en digitaal zijn af te handelen. “Leveranciers, handel en verwerkers die met elkaar proberen hierover afspraken proberen te maken. Dat was een paar jaar terug redelijk vernieuwend. En dat is het nog steeds wel”, zegt Willem Pel van Balance & Result, als adviseur betrokken bij het traject. “We hebben dit als sector opgepakt, maar ook gezegd: laten we zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande initiatieven zoals de SALES Standaard en ETIM. Dan is de kans ook groot dat een softwareleverancier zegt: ik doe mee.”

Rob Greve voegt hier aan toe dat het ook van groot belang is dat er een Internationale standaard zoals ETIM wordt gevolgd. “Daarmee wordt voorkomen dat we alle inspanningen over enkele jaren opnieuw moeten doen.”

Resultaat: in september 2019 zijn de eerste digitale XML berichten, in de vorm van offertes, orders en bevestigingen, verstuurd tussen Hanse Staalbouw en Bressers Metaal. Hierbij maakten zij gebruik van de software van Inad en ConstruSteel. Tijdens de pilot werd het optimale werkproces nagebootst en volledig digitaal afgehandeld. Van hoeveelhedenbepaling met behulp van BIM en offerteaanvraag tot en met orderbevestiging, facturen en afleverbonnen. Dit allemaal digitaal, sneller, en zonder handmatig in- of overtypen en dus zonder menselijke fouten. Gelijktijdig met dit SALES Standaard-traject zijn ook alle voorkomende producten – zeg maar het aloude Staalprofielenboek – geclassificeerd volgens ETIM, zodat alle informatie eenduidig is vastgelegd.

Andere manieren van werken

Digitalisering scheelt menskracht – er zijn minder inkopers en verkopers nodig – maar biedt ook mogelijkheden voor een andere manier van werken, schetst Pel. ‘Vroeger’ werd een project als geheel uitgerekend en een inkooplijst gemaakt. “Daar stond dan op dat er vier kilometer HEA 200 profiel nodig is. Het duurt lang voordat je dat allemaal vastgesteld hebt. Terwijl je kunt zeggen: we hakken alles in porties en leveren ook in porties aan de bouwplaats. Meer just-in-time.” Hetzelfde geldt voor bewerkingen. Want er moet misschien een gat in die balk, of er moet een conservering op. “Dat gaat nog meer mee in die gedachte van just in time leveren. Dit zijn interessante spin-offs. Als je in staat bent om het eerste bruggetje te slaan – systemen met elkaar te laten praten – kun je als bedrijven ook dit soort dingen op gaan pakken.”

Inmiddels zijn er meer pilots in ontwikkeling en is het aan de bedrijven om door te pakken. Er zijn heus nog beren op de weg. “Maar ik geloof in de toekomst”, zegt Rob Greve tot besluit. “Deze pilot is een mooi bewijs van hoe het kan in de staalsector. Het is de bedoeling om deze successen breder te trekken en ook de andere bouwmaterialen hierin te betrekken. Daardoor wordt het draagvlak groter en de borging van de standaarden zekerder. Door de inzet en betrokkenheid van Willem Pel is ook de aansluiting bij overkoepelde projecten gewaarborgd.”

---

Dit artikel is verschenen in De Keten van september 2020.