Bouwbedrijven naar een bijna ‘onbemande’ administratie met DICO

Lithos en PHB Bouw maken deel uit van Aan de Stegge Verenigde Bedrijven (ASVB). Waar de 50 medewerkers van Lithos zich vooral richten op nieuwbouw, houden de 100 medewerkers van PHB zich bezig met nieuwbouw, renovatie én restauratie. Beide bedrijven streven naar zo min mogelijk administratieve rompslomp, en daarin zijn ze al goed geslaagd! 

Uitvoerders op de bouwplaats ontlasten  

“Wij wilden onze uitvoerders op de bouwplaats administratief zoveel mogelijk ontlasten,” zegt Ron Smit, financieel manager bij PHB. “Uitvoerders willen dat de bouw goed verloopt en zo min mogelijk administratief ‘geneuzel’. Ons zusterbedrijf Lithos was al begonnen met het automatiseren van hun administratie, daar zijn we op aangehaakt.  We zijn bij één vestiging begonnen met het digitaal verwerken van facturen, nu kunnen meerdere vestigingen dat. Wanneer dit goed werkt bij alle vier de vestigingen, gaan we aan de slag met andere DICO berichten, bijvoorbeeld om digitaal te kunnen bestellen.” 

Digitale facturen van leverancier Leeuwbouw 

“Een aantal jaren geleden stelden we ons bij Lithos de vraag ‘hoe kan het dat er zelfsturende auto’s rondrijden, maar dat we als bouwbedrijven een factuur nog altijd handmatig verwerken?’,” zegt Albert Kooistra, financieel directeur bij Lithos. “Twintig jaar geleden was ik betrokken bij werkgroepjes voor digitale communicatie, dat kwam destijds mondjesmaat van de grond. Ik was dan ook sceptisch toen Cohub ons aanbood dat ze al onze facturen konden digitaliseren door de DICO Standaard te gebruiken. Tot mijn verbazing hadden ze binnen twee weken de eerste aansluiting met Leeuwbouw, één van onze belangrijkste leveranciers, geregeld. Nu ontvangen we de facturen van al onze leveranciers digitaal in ons ERP-systeem.” 

Cohub 

In 2018 stapte Cohub met het idee voor digitale facturatie naar Leeuwbouw, een grote leverancier van ijzerwaren. Levent Des, oprichter van Cohub: “Via het contact met Leeuwbouw werd Lithos onze eerste klant. De implementatie van de DICO Standaard bij Leeuwbouw en Lithos was meteen een succes. Daarna zijn we onze oplossing binnen Lithos gaan uitbreiden met meer projecten en meer leveranciers. En later dus ook bij PHB. Inmiddels faciliteren we vanuit Cohub ook buiten de ASVB-groep diverse bouwbedrijven met DICO.” 

Verplicht data registreren 

Het verwerken van een inkomende factuur is vaak een tijdrovende klus bij bedrijven, vooral als het duizenden facturen per jaar betreft. “Facturen moeten op een project of een kostencode worden geboekt en dat vereist allerlei handelingen,” zegt Des. “Het digitaal ontvangen van data scheelt veel handelingen en dus tijd. Ook moeten bedrijven steeds meer data registeren, bijvoorbeeld over de gebruikte materialen in het kader van duurzaamheid. Met de DICO Standaard kan dat allemaal.” 

Onbemande administratie  

Tegenwoordig ontvangen ze bij Lithos de facturen van twintig leveranciers via de DICO Standaard, met als resultaat een zo goed als ‘onbemande’ administratie. “We hebben nu 0,9 FTE administratief personeel op een omzet van 90 miljoen euro,” zegt Kooistra. “Vroeger hadden we minstens vier personen nodig om al die facturen te verwerken. Toen zat er ook veel tijd tussen de bestelling, de levering van goederen en de ontvangst van de factuur. Nu gaat dat sneller, de factuur is vaak al binnen vóór de bestelling.”  

Minder fouten en grotere marges 

PHB doet veel onderhoud en restauratie van gebouwen en dat betekent een andere opzet van de administratie dan bij Lithos. Smit: “Wij hebben veel kleine werkbonnen, bijvoorbeeld voor een barst in een ruit of een nieuw slot in de deur. Dat betekent een grote hoeveelheid uitgaande facturen. Ook onze collega’s willen zo min mogelijk administratief werk. Door het systeem volledig te digitaliseren, hebben we nu een minimaal aantal administratieve FTE’s in verhouding met onze omzet en het aantal vestigingen. De mensen die eerst druk waren met het verzenden van alle facturen, hebben nu tijd voor het controleren van zaken of voor marketing. Er gaat minder fout en we behalen grotere marges. Dat was precies ons doel met de investeringen in automatisering.”  

Fouten oplossen 

“Niet elke klant beschikt over kennis van DICO of over ICT’ers die systemen operationeel kunnen krijgen en houden,” zegt Des. “Een gemiddeld bouwbedrijf heeft wel tientallen leveranciers en dan is het een klus om de facturen van al die leveranciers volgens de DICO Standaard te laten opstellen. Het vereist nauwkeurigheid, één komma verkeerd en er ontstaat een foutmelding. Vanuit Cohub ontzorgen wij zowel de bouwbedrijven als de leveranciers volledig bij dit proces.” 

Beloning op langere termijn 

“Een leverancier heeft er geen last van wanneer een digitale factuur niet conform de vereisten van de DICO Standaard is opgesteld, maar wij wel,” zegt Smit. “Samen met Cohub komen we er altijd wel weer uit. Het is een tijdsinvestering die op langere termijn loont. Nu alles goed is geregeld, kunnen we meer facturen verwerken in minder tijd. Met 2 FTE verwerken we nu ongeveer 35.000 facturen per jaar.”  

Klein beginnen 

Veranderingen in de bouwsector gaan langzaam en een nieuwe manier van werken is uitdagend. De tip van Kooistra aan andere bouwbedrijven is om klein te beginnen. “Wij begonnen met één leverancier van bouwmaterialen, bij één project. Zodra collega’s merken hoe handig het is om alle factuurdata meteen digitaal te ontvangen, gaan ze vanzelf vragen of ze ook op deze manier kunnen werken met andere leveranciers en bij andere projecten. Verder is het belangrijk dat degene die het project trekt, vaak de financieel verantwoordelijke, zelf gemotiveerd is om met automatisering aan de slag te gaan.”  

Samen de administratie rompslomp verminderen 

Bouwbedrijven kunnen een belangrijke rol spelen om de voordelen van digitale factuurverwerking breed in de sector te laten doorwerken. Onder meer door er bij hun leverancier op aan te dringen facturen conform DICO aan te leveren, maar ook dat kunnen ze aan Cohub overlaten. En een bouwbedrijf dat niet weet waar te beginnen met digitaliseren, mag gerust contact opnemen met Ron Smit of Albert Kooistra. “Iedereen profiteert ervan wanneer we als sector meer digitaliseren en standaardiseren. Als administratieve processen slim geregeld zijn, blijft er tijd over voor commerciële zaken. En dat is uiteindelijk waar we ons als bouwbedrijven mee onderscheiden!”