Blog: Hoeveel tijd kost classificeren?

Iedereen snapt de essentie van het gebruik van een branche breed gedragen classificatiesysteem. Als we vervolgens nieuwkomers in de wereld van classificeren vragen naar hun actiebereidheid en stappenplan, dan merk je al gauw enige terughoudendheid. Het woord “strafwerk” valt nog wel eens. Afgezien van deze misconceptie en slechte woordkeuze vragen veel mensen zich af… hoeveel tijd ben je nu eigenlijk kwijt aan het classificeren? Die vraag krijgen we regelmatig op onze helpdesk, vooral op het moment dat (aspirant) leden met een business case of projectplan aan de slag gaan. In dit artikel wil ik proberen daar wat meer duidelijkheid in te verschaffen.

Het makkelijke antwoord: 2 minuten per product voor een fabrikant/leverancier

Als u het heel simpel wilt benaderen, dan kunt u rekenen met 1 à 2 minuten per product. U krijgt in uw scherm van uw PIM systeem een invulformulier te zien van 1 product, waar tussen de 5 en soms wel 50 invulvelden kunnen worden ingevuld. Gemiddeld nemen we 15 velden. En als we daarmee rekenen dan komt u uit op 33,33 uur per 1000 producten. Rekening houdend met pauzes, toiletbezoek en andere onderbrekingen, kunt u dus een 40-urige werkweek afschrijven per .1000 producten. Maar dan moet wel alles meezitten.

Het moeilijke antwoord: dat is van te veel factoren afhankelijk en moet per geval bekeken worden.

Eigenlijk kan het antwoord niet zo eenvoudig zijn. Er zijn teveel factoren in het spel die u dwingen per project in te schatten hoeveel tijd u kwijt bent aan het classificeren van product data. Hoe is het gesteld met de kwaliteit van uw ERP masterdata? Bent u fabrikant, installateur of bent u groothandel? Wat is uw verhouding tussen het aantal klassen en het aantal producten? Welke features stelt uw PIM systeem ter beschikking om uw werk te versnellen? In welke mate heeft u productkennis tot uw beschikking? Is het parate kennis of moet het intern gerechercheerd worden? Hoe stabiel is uw assortiment? Verandert het per week of per drie jaar? En tot slot moet u ook denken aan onderhoud en doorontwikkeling van de classificatie. Laten we eens dieper ingaan op al deze factoren.

De kwaliteit van uw ERP masterdata

De eerste stap bij het classificeren van data,  is het importeren van een eerste dataset met artikelen uit uw ERP systeem. Dat zijn nog geen producten. Artikelen zijn instanties van producten op basis waarvan  u uw afnemers factureert. U kunt een buis verkopen per stuk, per meter of per bundel of alle drie tegelijk. Maar u kunt diezelfde buis maar één keer classificeren. Er zijn gegevens die per artikel verschillen zoals gewicht, bestelcode, afmetingen, prijs en levertijd en er zijn gegevens die voor alle artikelen gelden zoals materiaal, diameter of een afbeelding. Dat is het onderscheid dat we bedoelen tussen artikel en product. Groothandels kunnen ook hun eigen artikelgegevens hebben die toehoren aan een product, die weer andere data zoals prijs en levertijd hebben dan het originele artikel van de fabrikant.

De set artikelen uit het ERP systeem is een goede basis om mee te beginnen. Zorg ervoor dat u daarbij dan wel zorgt voor een schone set artikelen,  anders bestaat het gevaar dat u producten gaat classificeren die al 10 jaar niet meer leverbaar zijn. Dat zou zonde zijn van alle inspanningen. Van daaruit kunt u de stap nemen naar het maken van de vertaalslag naar alle afzonderlijke producten. Die producten kent u dan een ETIM klasse toe en als laatste kunt u dan de kenmerken, behorende bij die klassen,  toevoegen. Overigens is het wel belangrijk om de set artikelen net zo schoon te houden in het ERP systeem als in uw PIM systeem. Enige vorm van synchronisatie is hier van belang.

Uw verticale positie in de bedrijfskolom

Productdata, voorzien van classificaties en de daarbij behorende kenmerken,  is een verantwoordelijkheid van diegene die het produceert of importeert. Dat is geen taak van een groothandel of installateur. Dus voor fabrikanten en importeurs is er een belangrijke taak weggelegd. Aangezien het bij ETIM negen van de tien keer gaat om technische kenmerken moeten fabrikanten en importeurs beseffen dat ze niet hierin afhankelijk willen zijn van partijen verder in de verticale kolom, om de eenvoudige reden dat misinformatie omtrent technische kenmerken kan leiden tot aansprakelijkheid. Dus technische informatie moet zo dicht mogelijk bij de bron (R&D afdeling) vandaan komen.

De installateurs, aannemers, groothandelaren en nutsbedrijven kunnen echter niet achterover leunen. Zij zijn diegenen die digitale toepassingen zullen moeten gaan ontwikkelen en implementeren,  gebaseerd op de door fabrikanten aangereikte informatie. Ieder heeft ook zijn eigen inkoop of verkoop artikel te onderhouden die in verbinding staat met het product en artikel van de fabrikant. Zij kunnen hun leveranciers verder bijstaan door kwaliteitseisen op te stellen en data leveringen te controleren (4-ogen principe). Er zal ook een procedure tot stand moeten komen over de momenten waarop data wordt bijgewerkt. Wekelijks of maandelijks? Via een centraal platform zoals 2BA.nl of Installdata.be of rechtstreeks?

Verhouding aantal klassen versus aantal producten

Als u steeds 1 of 2 producten in een andere klasse moet indelen, met weer een andere set kenmerken, dan kunt u begrijpen dat dat veel bewerkelijker is dan 1.000 producten indelen in dezelfde klasse. U kunt dan veel gelijkblijvende kenmerken door-kopiëren en zo sneller tot resultaten komen. Ook hoeft u niet aan allerlei verschillende classificatiecommissies deel te nemen om ervoor te zorgen dat de ETIM klasse-definities aansluiting houden met de productontwikkeling in de markt.

Keuze van het PIM systeem

Met welk PIM systeem u aan de slag gaat is ook van belang. Een PIM systeem dat bekend is met classificaties heeft een aantal functies om uw classificatiewerk te vereenvoudigen. Denk hierbij aan handige functies met betrekking tot het opzoeken of door-kopiëren van informatie,  maar ook het vlot selecteren, filteren, exporteren en weer importeren van informatie.

TIP: kijk ook eens naar deze AI tool die door ETIM International en de FEST is ontwikkeld

Beschikbaarheid productinformatie

In de praktijk is er wel eens meer dan 2 minuten nodig om dat ene kenmerk van dat ene product gevuld te krijgen. Want soms weet men gewoon even niet wat er ingevuld moet worden. Soms is een maat niet beschikbaar (nameten in het magazijn) of is de minimale werktemperatuur niet bekend (navragen bij R&D, of fabrikant van het halffabricaat). Diegene die de classificatie gaat invullen moet van vele markten thuis zijn om snel te kunnen classificeren. Deze persoon moet :

• beschikken over parate productkennis,
• goed kunnen zoeken in allerlei beschikbare informatie van leveranciers,
• meestal daarom ook meertalig zijn opgeleid,
• verstand hebben van data-manipulatie via EXCEL, XML of CSV,
• getraind zijn in het gebruiken van een PIM software pakket,
• is meestal dan ook meteen de applicatiebeheerder en
• kan goed projectplanningen en management rapportages maken omtrent het classificatiewerk.

Dat is natuurlijk onmogelijk. Dus afhankelijk van hoe het classificatiewerk in uw organisatie is ingepast,  zal u uw verwachtingen en planningen moeten bijstellen. Het spreekt natuurlijk voor zich dat mensen met parate kennis van producten veel vlotter een classificatie invullen dan bijvoorbeeld een werkstudent die via het uitzendbureau wordt ingehuurd om de grote eerste golf aan werkzaamheden te doen. U kunt zich ook afvragen wie het werk van externe hulp gaat valideren en nakijken. Aan de andere kant is het misschien weer zonde om een productmanager tijd te laten steken in het leren gebruiken en beheren van een applicatie. De perfecte mix is eigenlijk een afdeling die zich ontfermt over product informatie management, gefaciliteerd door de IT afdeling, maar die nauw samenwerkt met productmanagers of in extreme gevallen zelfs met productontwikkelaars. Product informatie managers coördineren, beheren en plannen de interne informatiestromen richting het PIM systeem in en zorgen dat er bijvoorbeeld Excel sheets uit het PIM systeem door productmanagers of ontwikkelaars worden ingevuld,  daar waar de product informatie managers zich niet zelf kunnen bedruipen met bestaande websites, documentatie en tekeningen. Die Excel sheets worden eenmaal ingevuld weer ingeladen om het PIM systeem vervolgens bij te werken.

Niet vergeten: classificaties en productdata zijn aan verandering onderhevig

Als u een business case schrijft of een project planning maakt, willen we u ook op het hart drukken dat classificeren niet alleen een project is. Productdata en classificatiewerkzaamheden vergen onderhoud. Hoeveel werk daaruit voortvloeit is afhankelijk van hoe stabiel uw assortiment is. Hoe snel groeit het, hoe snel verandert het? Hoe snel veranderen de classificaties die u aan uw producten heeft toegekend? In de verlichtingsindustrie zijn bijvoorbeeld veel productontwikkelingen en milieuwetgevingen die ertoe geleid hebben dat ETIM klassen voortdurend zijn aangepast. De daaraan gekoppelde data van fabrikanten moet dan ook worden aangevuld of aangepast.

Eén ding staat als een paal boven water: als u uw productdata niet bijhoudt krijgt u onherroepelijk te maken met een stroom aan miscommunicaties die weer leiden tot foutieve bestellingen en reparatiewerkzaamheden,  in de vorm van telefoontjes, e-mails, retourzendingen en creditnota’s.

Als u  dan een plan of business case schrijft, neem dit dan ook mee in de vorm van KPI’s. Relateer het aantal reparatiehandelingen aan het totale aantal bestellingen. Becijfer de uren, materiaal en transportkosten. En monitor dan de ontwikkelingen. Belangrijk om ook niet te vergeten is de misgelopen omzet van nieuwe producten die niet op uw eigen website of die van uw handelaren staat omdat de productinformatie nog niet is opgenomen in uw ERP, PIM en Webshop.

Tot slot: hou rekening met een leercurve

Ik kan hier zoveel clichés op los laten.

De bottom line is dat u in uw plan rekening houdt met een aanloopfase waarin uw organisatie leert om te gaan met de software en de processen die horen bij het classificeren volgens ETIM. Pas uw planning daarop aan. In de praktijk zijn deze planningen vaak iets te ambitieus in de aanloopfase. Maak daarbij gebruik van kennis van mensen en organisaties die hier al veel ervaring in hebben. Ketenstandaard helpt u graag!

Jeroen van der Holst, Manager ETIM